Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda,
karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk
membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak,
sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.
Jenis-jenis Sarana
dan Prasarana Kantor
a. Peralatan atau
Perlengkapan Kantor (Office Supplies)
Peralatan atau
perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang
diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.
Peralatan atau
perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :
1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya
dibagi menjadi 3, antara lain :
o Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
o Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
o
Berbentuk buku, antara lain :
§ Buku catatan (block note) yaitu buku yang
digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.
§ Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang
informasi yang berkaitan dengan organisasi.
§ Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar
alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering
melakukan kerjasama.
§ Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari
berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.
§ Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
§ Peta kota-kota besar.
§ Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi
perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.
§ Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu
yang datang ke perusahaan.
§
Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat
setiap hari.
§ Buku catatan keuangan.
§ Buku objek wisata (brosur atau pamflet).
2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari
penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :
o Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang
penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.
o
Barang tidak habis
pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.
b.
Mesin-mesin Kantor (Office Machine)
Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara
mekanik, elektrik, dan magnetik.
c.
Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang
digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri
maupun ke luar organisasi.
d.
Perabot Kantor (Office Furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi
untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
e.
Interior Kantor (Office Arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah
suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam
menyelesaikan pekerjaan.
f.
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan
penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan
kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada
karyawan dalam bekerja.
Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat
beberapa ahli administrasi perkantoran yaitu :
§ Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak
yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawannya.
§ Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern
Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan
alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.
Tersedianya sarana
dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap
organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat
dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan
atau administrasi yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor.
Agar semua kegiatan
yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi
maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka
pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan
baik.
Dalam mengelola
sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu
pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan
prasarana.
1.
Pengadaan
Pengadaan
adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka
pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi
yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana
tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain :
·
Gunakan
prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
·
Tentukan
jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
·
Sesuaikan
antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
·
Sediakan
dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
·
Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana
·
Kumpulkan
dan kelola data sarana dan prasarana.
·
Penghapusan
sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam
pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki
fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Penelitian kebutuhan
perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu
diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah
faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan
normalisasi.
b. Standarisasi dan
perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan
standarisasi ialah :
·
Klasifikasi
alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau
menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
·
Spesifikasi
dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
·
Standarisasi
alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan
pertimbangan efisiensi kerja.
c. Pembelian benda
perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau
barang-barang ialah:
·
Sedapat
mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan
dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
·
Menimbulkan kompetensi diantara
produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan
mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.
·
Mendapatkan
keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
·
Mendapatkan keterangan-keterangan
mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah
disempurnakan mengenai cara pengepakan.
·
Mempertimbangkan semua biaya bagi
barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
d. Pengiriman barang. Dalam
pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat
dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
2.
Penyimpanan
Penyimpanan
adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
a. Tujuan penyimpanan
barang/bahan kantor antara lain :
· Agar barang tidak
cepat rusak.
· Agar tidak terjadi
kehilangan barang.
· Agar tersusun rapi sehingga mudah
ditemukan apabila barang tersebut dicari
· Memudahkan dalam analisis barang.
b. Sebelum penyimpanan
barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :
· Persediaan alat-alat
pemeliharaan yang diperlukan.
· Pergudangan yang
memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
· Sifat barang yang
disimpan.
· Sarana penyimpanan
dan pemeliharaan.
· Prosedur dan tata
kerja.
· Biaya yang disediakan.
· Tenaga yang diperlukan.
· Jangka waktu
penyimpanan.
c. Cara penyimpanan
barang/bahan kantor antara lain :
· disimpan berdasarkan
klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
· Barang disimpan dalam
keadaan bersih.
· Barang disimpan dalam
ruangan yang cukup ventilasi.
· Barang disimpan di
tempat yang memadai.
· Barang disimpan rapi dengan kode yang
telah ditentukan agar mudah dicari.
· Barang yang disimpan
harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
· Barang disimpan di ruangan yang dapat
dikunci.
· Barang yang disimpan
harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
· Barang yang biasanya
dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya
barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
3.
Pemeliharaan
Pemeliharaan
adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
· Agar barang tidak
mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
· Agar barang tidak mudah hilang.
· Agar barang tidak
kadaluarsa.
· Agar barang tidak mudah
susut.
· Agar sarana dan prasarana selalu dalam
keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana
kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1. Pemeliharaan
sehari-hari
Pemeliharaan sarana
dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau
karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut,
misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan
barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap
terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
2. Pemeliharaan berkala
Pemeliharaan
berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua
minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat
dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh
petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.
b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
1. Pemeliharaan barang
bergerak
Pemeliharaan
barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh:
kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
2. Pemeliharaan barang
tidak bergerak
Pemeliharaan
barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala
untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat
digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya
dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk
mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.
4.
Inventaris
Pengadaan
semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan
inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana
yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan
terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan
yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a. Agar peralatan tidak
mudah hilang.
b. Adanya bukti secara
tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan dalam pengecekan barang.
d. Memudahkan dalam
pengawasan.
e. Memudahkan ketika
mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
Berikut penjelasan
tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya
Tujuan Tata Ruang Kantor
o Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan
betah dalam bekerja.
o
Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang
tidak berguna.
o
Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
o
Memudahkan dalam pengawasan.
o
Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja
maupun kepada pelanggan.
o
Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
o
Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
o
Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
o
Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.
Bentuk-bentuk Tata
Ruang Kantor
1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah
ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu
ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Keuntungan tata
ruang kantor terbuka yaitu :
§ Mudah merubah ruangan.
§ Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi
antarkaryawan.
§ Mudah dalam pengawasan.
§ Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
§ Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan
peralatan kerja.
§ Memperlancar arus pekerjaan.
§ Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga
suasana jadi lebih segar.
Kerugian tata
ruang kantor terbuka yaitu :
§ Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
§ Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja
terganggu.
§ Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut
pribadi.
2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah
ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.
Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :
§ Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.
§ Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang
karena terhindar dari kebisingan.
§ Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.
Kerugian tata
ruang kantor tertutup yaitu :
§ Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.
§ Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga
suasana lebih pengap.
§ Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
3. kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya
setinggi 1,5 m.
Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor
semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
1.
Asas-asas tata ruang kantor antara lain :
§ Asas jarak terpendek.
§ Asas rangkaian kerja.
§ Asas penggunaan seluruh ruangan.
§ Asas integrasi kegiatan.
§ Asas perubahan susunan tempat kerja.
§ Asas keamanan dan kepuasan karyawan.
2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :
§ Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan
berdekatan.
§ Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis
lurus.
§ Alur kerja harus sederhana.
§ Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang
menggunakannya.
§ Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai
ukuran yang sama.
§ Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap
cahaya langsung.
§ Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat,
sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.
§ Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan,
sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.
3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara
lain :
a. Sistem Pencahayaan atau Penerangan
Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor
dibagi menjadi 4, yaitu :
§ Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.
§ Task lighting (memerlukan
konsentrasi yang tinggi).
§ Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang
berada di langit-langit ruang kantor.
§ Accent lighting adalah
pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.
Sistem pencahayaan
atau penerangan ada 4, yaitu :
§ Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan
cahaya 90-100% langsung ke area kerja.
§ Penerangan semi direct dilakukan dengan
mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu
dipantulkan kembali ke bawah.
§ Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan
cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas, lalu menyebar dan
memantul ke bawah ke area kerja.
§ Penerangan semi indirect dilakukan dengan
mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke atas, lalu dipantulkan ke bawah
dan sisanya juga diarahkan ke area kerja.
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan adalah
jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan secara efektif.
b. Sistem Warna
· Macam-macam warna ada 3, yaitu :
1. Warna primer (warna pokok).
2. Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna
primer).
3. Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran
warna primer dan sekunder).
·
Arti warna dan efek psikologis
1.
Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan
energi, aktif, memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias,
meningkatkan aliran darah dalam tubuh, dan bersemangat.
2.
Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat
membangkitkan energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.
3.
Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang
sehingga lebih stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.
4.
Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat menimbulkan
perasaan tenang, sejuk, tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.
5.
Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang. Namun
terlalu banyak warna putih dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan
kaku.
6.
Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat memberikan kesan
lembut, menenangkan, mengesankan anak muda, dan bersifat kekanak-kanakan.
7.
Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna
oranye dapat memberikan efek energik, fit, ramah, senang, gembira, penuh
harapan, percaya diri, dan dapat mengurangi depresi atau perasaan tertekan.
Namun bila berlebihan dapat merangsang perilaku hiperaktif.
8.
Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat memberikan
kenyamanan, kehangatan, anggun, dan elegan.
9.
Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat memberikan
keheningan dan kesan luas.
10. Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik,
elegan.
11. Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik,
anggun, hangat, sensual, dan menarik perhatian orang.
·
Pertimbangan dalam memilih warna ruang
1. Ukuran ruang.
2.
Lokasi bangunan.
3.
Lokasi ruangan.
4.
Tipe ruang.
5.
Bentuk ruang.
6.
Tinggi ruang.
·
Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
1.
Kantor lebih menarik dan menyenangkan.
2.
Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.
3.
Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.
4.
Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.
5.
Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.
6.
Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.
c. Sistem Pengaturan Udara Ruangan
Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6° Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab
dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.
Cara mengatasi
udara panas dan lembab yaitu :
- Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.
- Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.
- Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.
Keuntungan
pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :
§ Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.
§ Semangat kerja karyawan dapat meningkat.
§ Kesehatan karyawan lebih terpelihara.
§ Produktivitas kerja lebih meningkat.
§ Kualitas kerja menjadi lebih baik.
§ Memberi kesan yang baik kepada tamu.
d. Penataan Suara
Akibat yang
ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :
§ Konsentrasi karyawan terganggu.
§ Semangat kerja karyawan menurun.
§ Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.
§ Karyawan tambah lelah.
§ Kesalahan kerja banyak terjadi.
§ Produktivitas kerja rendah.
Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlalu berpengaruh
dapat dilakukan dengan :
o
Ruangan diberi penyadap suara.
o
Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat
diredam.
o Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu
bersuara (laser).
o
Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.
4.
Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan
yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi
maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa
kegiatan antara lain :
a.
Pengadaan Sarana
dan Prasarana Kantor
Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan
sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana kantor antara lain :
§ Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
§ Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan
prasarana yang dibutuhkan.
§ Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan
biaya yang tersedia.
§ Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan
operasional.
§ Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
§ Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
§ Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur
yang berlaku.
Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka
perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :
o Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan
sebagai berikut :
§ Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan rencana kegiatan.
§ Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan
barang tersebut setiap bulan.
§ Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana
triwulan dan menjadi rencana tahunan.
o Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan
sebagai berikut :
§ Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai
dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan
masih dapat dipakai.
§ Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan
standar yang telah ditentukan.
§ Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan
urgensi kebutuhan.
§ Menyusun rencana pengadaan tahunan.
o
Barang tidak
bergerak meliputi :
1.
Tanah,
perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
§ Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya
disesuaikan dengan kebutuhan.
§ Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik
dan sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.
§ Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik,
telepon, air, dan alat angkutan.
§ Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah
ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran.
§ Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang
ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun
dari hasil survei.
2.
Bangunan,
perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
§ Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk
memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang akan
digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.
§ Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
§ Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan
harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
§ Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan
dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran
yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah
ditetapkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan
bahan kantor antara lain :
§ Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan
atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.
§ Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di
gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon
pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor
dari buku induk.
§ Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan
memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan
dengan dana yang tersedia.
§ Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui,
maka surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang
dibutuhkan.
§ Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji
(kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima
dengan menggunakan buku serah terima barang.
§ Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang
untuk didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.
b. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor
Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh
satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau
bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari
bantuan.
Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
o Agar barang tidak cepat rusak.
o Agar tidak terjadi kehilangan barang.
o Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan
apabila barang tersebut dicari.
o
Memudahkan dalam pengawasan.
o
Memudahkan dalam analisis barang.
Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan
barang atau bahan kantor dilakukan antara lain :
·
Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
·
Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
·
Sifat barang yang disimpan.
·
Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
·
Prosedur dan tata kerja.
·
Biaya yang disediakan.
·
Tenaga yang diperlukan.
·
Jangka waktu penyimpanan.
Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
·
Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan
barang).
·
Barang disimpan dalam keadaan bersih.
·
Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
·
Barang disimpan di tempat yang memadai.
·
Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
·
Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
·
Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
·
Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan.
·
Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian
terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
c. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus
untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau
siap untuk dipakai.
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :
o Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
o Agar barang tidak mudah hilang.
o Agar barang tidak kadaluarsa.
o Agar barang tidak mudah susut.
o Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan
dengan berbagai cara antara lain :
·
Pemeliharaan
berdasarkan waktu
o
Pemeliharaan
sehari-hari (dilakukan setiap hari).
o
Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
·
Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
- Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
- Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
d. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor
Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha
untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang
dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.
Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara
lain :
§ Agar peralatan tidak mudah hilang.
§ Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan
pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
§ Memudahkan dalam pengecekan barang.
§ Memudahkan dalam pengawasan.
§ Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau
penghapusan barang.
Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan
inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :
§ Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan
untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh
suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
§ Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang
digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang
ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah
ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
§ Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang
digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum
diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk
mencatat barang yang habis pakai.
Laporan Sarana dan Prasarana Kantor
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan
yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik
persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut
dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).
Fungsi laporan
sarana dan prasarana kantor adalah :
o
Sebagai bahan pertanggung jawaban.
o
Sebagai pengendali persediaan.
o
Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
o
Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan
laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa
bukti atau catatan pendukung antara lain :
o
Bukti penerimaan barang.
o
Bukti pembelian barang.
o
Bukti pengeluaran barang.
o
Kartu barang.
o
Kartu persediaan.
o
Daftar inventaris.
o
Daftar rekapitulasi barang inventaris.
Teknik pembuatan
laporan disusun sebagai berikut :
o
Memeriksa barang.
o
Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
o
Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
o
Menghitung pengeluaran barang.
o
Menghitung sisa persediaan.
o
Mencatat mutasi barang.
o
Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.
Komentar ini telah dihapus oleh administrator blog.
BalasHapusprosedur penerimaan sarpras ada??
BalasHapusSebagai pengendari persediaan itu apa tolong bantu
BalasHapusSebagai pengendari persediaan itu apa tolong bantu
BalasHapus